문서 규정

제정  2010년  1월  24일

제 1 장   총      칙

제 1 조【목 적】이 규정은 문서의 작성, 처리, 보관 및 서식에 관한 기준을 정함으로써 사무의 능률화, 간소화 및 표준화를 기함을 목적으로 한다.

제 2 조【정 의】이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “문서”라 함은 업무상의 일반서류, 조사, 조회보고, 회보 또는 전신, 기록된 전화, 도표, 기타 일체의 기록을 말한다.

2. “보관”이라 함은 문서의 처리, 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

3. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

제 3 조【적용범위】문서사무에 관한 기준은 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제 4 조【문서의 종류】문서는 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서와 일반문서로 나눈다.

1. 법규문서는 법령, 정관, 규정, 규약, 규칙 및 세칙에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서는 예규, 일일명령 등 회원 또는 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 고시, 공고 등 일정한 사항을 회원에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 비치문서는 비치대장, 비치카드 등 일정한 사항을 기록하여 협회 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

5. 일반문서는 전 각 호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제 5 조【문서의 성립 및 효력발생】① 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해문서에 대한 결재권자의 결재가 있음으로써 성립한다.

② 대외문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 후 3일이 경과한 날부터 효력이 발생한다.

제 6 조【문서의 발신명의】① 본 협회 외로 발신하는 문서는 회장명의로 한다.

제 7 조【중앙관서장에 대한 발신】지부장은 중앙관서의 장에게 직접 발신할 수 없다.

제 8 조【사무의 인계･인수】직원이 보직변경, 사무분장의 조정 또는 퇴직 등의 사유로 사무를 인계･인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행사항, 관계문서, 자료 기타업무와 관련되는 사항을 구체적으로 명확하게 인계･인수하고 그 결과를 직근 상급자에게 보고하여야 한다.

제 2 장   문서의 작성 및 처리

제 9 조【문서의 용어】① 문서는 한글로 띄어서 가로로 쓰되 표준어를 사용한다. 다만, 법규문서는 뜻의 전달이 곤란할 경우에 한하여 괄호 안에 한자를 넣어서 쓸 수 있다.

② 문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자로 쓴다.

③ 문서에 쓰는 일시는 숫자로 표시하여 년, 월, 일의 글자는 생략하고(･)을 찍어 년･월･일을 구분한다.

④ 문서에 쓰는 시간은 24시간제에 의하여 시･분의 문자는 생략하고 쌍점(:)을 찍어 시, 분을 구분한다.

⑤ 문서의 용지는 도면, 통계표, 증명류, 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 회장이 따로 정하는 규격의 종이를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.

⑥ 문서작성상의 용어는 대외 및 상급기관에 발하는 것은 보통경어를 쓰고, 기타 문서는 과격하고 불순한 감을 주지 않는 범위 내에서 경어를 생략한다.

⑦ 문서상의 외국어 사용은 고유명사에 한한다. 다만, 외국어로만 표시될 수 있는 용어는 예외로 한다.

제 10 조【수 정】문서의 일부분을 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 삭제 또는 수정한 사항이 중요한 경우에는 란밖에 가제한 자수를 표시하고 결재권자가 서명 또는 날인하여야 한다.

제 11 조【면 표시】① 문서가 2매 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙에 전면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.

② 첨부서류는 면의 표시를 따로 하며 전면수를 생략할 수 있다.

제 12 조【문서의 표시】① 회장 또는 지부장 및 부서장이 스스로 개봉하여 처리하여야 할 문서에는 상부 중앙에 “관리통제”의 주인(朱印)을, 신속히 처리하여야 할 문서에는 상부좌편에 “지급”의 주인을 날인하며, 봉장에도 주인을 표시한다.

② 본문이 끝나면 한자 띄우고 “끝”자를 쓰며 본문에 밝힐 필요가 있는 문건이 첨부될 때에는 첨부의 표시를 한 다음 한자 띄우고 “끝”자를 쓴다.

제 13 조【문서의 구성】① 일반문서 중 발신문서는 발신기관명, 분류기호 또는 문서번호, 시행년월일 및 수신기관과 제목, 내용, 발신자 명의 및 수신처란으로 구성한다.

② 수신기관의 표시는 수신 및 참조로 구분하며 다음 각 호의 요령에 따라 기입한다.

1. 수신은 수신기관 또는 수신처 참조라 쓰고 수신처란에 수신기관명 또는 기호를 표시한다.

2. 참조는 문서를 직접 처리하여야 할 수신기관의 직명을 쓴다.

3. 문서의 수신처란을 설정하는 경우에는 발신명의의 다음 줄 좌측에 수신처라 쓰고 수신기관 또는 수신처 기호로 쓴다.

제 14 조【분류기호와 문서의 일련번호】① 문서의 분류 기호는 조직단위 기호와 문서분류 기호로 하며 조직단위 기호는 협회, 지부 단위로 하고 문서분류번호는 별첨 제1호 서식 문서분류표에 의한 분류방법에 따라 정한다.

② 문서번호는 연도별 문서 시행순서에 따라 일련번호로 한다.

제 15 조【수신자의 칭호】문서의 수신란에는 칭호를 생략하며 상급기관 및 대외에 송부하는 문서에는 편제상 기관명, 직성명(개인일 때에는 개인명)을 기입한다.

제 16 조【문서작성의 원칙】규정 제4조의 문서는 다음 각 호의 구분에 의하여 작성한다.

1. 법규문서 및 지시문서 중 예규는 조문형식에 의하여 작성하고 매년 일련번호를 사용한다.

2. 예규를 제외한 지시문서는 다음에 의하여 작성한다.

가) 지시 : 회장이 내부조직 또는 소속직원에 대하여 개별적 구체적으로 발하는 명령을 말하며 분류기호 및 연도별 일련번호를 사용한다.

나) 일일명령: 당직, 출장, 특근 및 각종 휴가 등 일일 업무에 관한 명령을 말하며 연도별 일련번호를 사용한다.

3. 공고문서는 다음의 구분에 의하여 작성한다.

가) 고시 : 법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반인에게 알리는 문서를 말하며 연도별 일련번호를 사용한다.

나) 공고 : 일정한 사항을 일반인에게 알리는 문서를 말하며 연도별 일련번호를 사용한다.

4. 일반문서는 전호에 속하지 아니하는 문서로서 다음의 문서를 제외하고는 분류기호 및 연도별 일련번호를 사용한다.

가) 협조문 : 각계 상호간 일정한 사항에 따라 협조하고자 하는 경우에 사용하는 문서로서 분류기호 및 연도별 일련번호를 사용한다.

나) 전신통신문 : 긴급하거나 경미한 내용으로서 정상적인 문서작성의 시간적 여유가 없는 경우에 작성하는 통신문을 말하며 전화･인편 기타 통신방법으로 수발하되 분류기호 및 연도별 일련번호를 사용한다.

제 17 조【항목의 구분】문서의 내용을 그 이상 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음과 같이 나누어 표시한다.

1. 첫째항목의 구분은 1, 2, 3, 4… 로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가, 나, 다… 로 나누어 표시 한다.

3. 셋째항목의 구분은 (1),(2),(3),(4)… 로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라)… 로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 ㄱ, ㄴ, ㄷ, ㄹ… 로 나누어 표시한다.

6. 제2호와 제4호의 경우에 “하”이상 계속될 때에는 거, 너, 더, 러로 나누어  표시한다.

제 18 조【직인의 날인】① 회장의 명의로 발신하는 문서의 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 날인하고, 보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 서명을 한다.

② 동일한 문서를 인쇄 또는 등사 복사하여 다량의 부수를 동시에 발송 할 경우에는 직인을 날인하지 아니하고 시행할 수 있다. 이 경우 “직인생략”의 표시를 기관명 위에 표시하여야 하며 이 결정은 문서 통제자가 한다.

제 18 조의 2【문서의 간인】다음 각호의 1에 해당하는 2매 이상으로 이루어지는 문서에는 그 합철되는 부분에 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가･인가 및 등록 등에 관계되는 문서

제 19 조【문서의 접수】① 문서를 접수하였을 때에는 문서접수대장에 기재하고 문서의 좌측하단에 접수날인을 한다.

② 접수문서는 접수번호를 부여하며 접수번호는 연도별 일련번호로 한다.

③ 문서접수 부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 문서부서 문서담당자에게 인계하여야 한다.

제 20 조【문서분류 및 처리】① 문서부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 주무부서에 이송하여야 하며 2 이상의 부서에 관련될 때에는 가장 관계가 깊은 부서에 이송한다.

② “지급문서”는 타 문서에 우선하여 처리한다.

③ 우편 또는 전신･전화에 의하여 접수한 문서는 발신기관의 요구가 있을 때 한하여 영수 또는 접수증을 교부하고 인편에 의하여 접수한 문서는 우편부에 서명영수의 표시를 한다.

제 21 조【문서의 회송】접수문서에 내용 및 형식상 특별한 흠이 있을 때에는 부전지에 그 내용을 기재하여 이를 회송할 수 있다.

제 22 조【관리통제문서접수】관리통제문서(친전인비문서) 및 등기 우편은 지정수신인 또는 문서부서의 주무자가 직접 개봉 처리한다.

제 23 조【기 안】① 기안은 단위 업무담당자가 하는 것을 원칙으로 하고 별도서식이 정하여져 있는 것을 제외하고는 별지 제2호 서식의 기안용지에 의한다.

② 내부문서로 따로 서식이 정하여져 있지 아니한 것도 기안용지를 사용할 수 있으며 수신란에 “보고” “내부결재”등의 표시를 한다.

③ 계산서, 통계표, 도표 등 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물은 우측상단 여백에 작성일자를 기재하며, 우측하단 여백에 작성자의 직책 및 성명을 기재하고 날인한다.

제 24 조【일괄기안】상호관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며 시행문은 각각 분리 작성한다.

제 25 조【장부에 의한 처리】증명서의 교부, 기타 관례적 업무에 관한 문서는 기안하는 것을 생략하고 부책에 내용을 기재 처리할 수 있다.

제 26 조【서식문서의 기안 및 시행】정례보고 또는 1회 보고 등 보고문서는 서식     을 제정, 그 서식에 의하여 기안 및 시행할 수 있다.

제 27 조【수정기안】수신한 문서 중 경미한 문서를 간단히 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 대조할 수 있도록 수정자구를 붉은색 잉크로 수신한 문서에 기입하여 결재를 받아 시행할 수 있다.

제 28 조【서식의 제정 및 개폐】① 서식을 제정 또는 개폐하고자 할 때에는 서식 심의위원회의 심의를 거쳐 회장의 승인을 얻어야 한다.

② 서식의 심의를 위하여 부회장(총무담당)을 위원장으로 상임이사 및 각 부장을 위원으로 하는 서식심의위원회를 두며 별지 3호 서식의 승인신청서를 문서 주무부서에서 접수 후 심의위원회에 부의, 심의를 거쳐 회장의 결재를 받는다. 다만, 일시 서식은 그러하지 아니한다.

제 29 조【협 조】① 기안문서의 내용이 다른 부서와 관련이 된 때에는 협조 전 또는 기안용지의 협조 란에 협조를 얻어야 한다.

② 협조에 있어서 동의할 수 없는 경우에는 그 사유를 명기 서명하여야 하며 동의할 수 없음을 이유로 거부하거나 문서의 회송을 지연시켜서는 아니 된다.

③ 협조가 이루어지지 아니한 사항은 상급 결재자의 결정에 따른다.

제 30 조【시행문의 작성】① 발신한 문서는 결재를 받은 후 소정의 서식에 따라 시행문을 작성하고 문서수발을 주관하는 문서주관계에 인계한다.

② 전신･전화에 의한 발신문서는 시행문 작성을 생략하고 기안문서에 의하여  발신한다.

③ 정기보고 또는 1회 보고로서 제출하는 시산표(세입, 세출, 결산), 통계표, 도표 등의 보고문서는 시행문을 생략하고 보고서의 여백에 발신명의란을 설정하여 직인을 날인하여 시행할 수 있다.

제 31 조【결 재】① 모든 문서는 전결권자의 결재를 받아야 한다.

② 결재를 표시하는 방법은 결재자가 인장을 찍거나 지워지지 않는 필기구로써 서명을 하며 반드시 결재월일을 기입하고 필요에 따라 시간을 밝힐 수 있다.

③ 모든 문서의 결재는 과장급 이상에 한하며 기안자의 표시는 취급표시에 지나지 않는다.

④ 월말정기보고서 등 수개의 부서가 같은 목적, 같은 시간, 같은 양식으로 보고하는 문서는 부서별로 결재하지 않고, 내용을 요약한 “종합결재”로 갈음할 수 있다

제 32 조【위임 전결규정】회장은 부회장, 상임이사, 지부장, 처장, 부장 및 과장에게 결재권한의 일부를 위임할 필요가 있을 때에는 위임전결규정을 정하여 위임할 수 있다.

제 33 조【전결, 대결, 후결, 후열】① 위임전결규정에 의하여 위임된 사무내용에 따라 소속임원 및 직원이 전결 할 수 있다.

② 결재권자가 출장, 휴가, 기타 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후결･후열을 받아야 한다. 단, 대결하는 때에는 정규의 결재자가 결재한 것과 동일한 효력을 갖는다.

③ 정규의 결재자가 부재하거나 사무형편에 의하여 결재 불능 시에 내용이 중요하며 대결하기 어렵다고 판단하였을 때에는 그 직무를 대행할 수 있는 자의 대결로서 우선 시행하고 결재자의 후결을 받아야 한다. 다만, 개인 또는 단체의 권리의무에 관계되는 문서는 그러하지 아니한다.

④ 제3항의 규정에 의하여 문서를 시행한 후 전결권자가 후결 시 그 내용을 수정할 때에는 그 수정한 사항을 수신자에게 통보하여야 한다.

제 34 조【발 송】① 문서부서에서 문서를 발송할 때에는 기안문 및 시행문의 우편  하단에 별지 제4호서식의 발송인을 날인하고 별지 제5호서식의 문서발송대장에 기재한 후 우편 또는 인편에 의하여 발송한다. 이때 관리통제문서, 지급문서는 봉장의 좌측상단에 표시한다.

② 주무부서에서 전화･전신에 의하여 직접 발신하고자 할 때에는 기안용지에 의하여 성안하고 문서부서의 발송절차를 거친 후에 시행하여야 한다.

③ 문서의 발송은 문서부서에서 진행한다.

④ 발송한 문서의 원안은 주무부서에 회송, 보관하게 된다.

⑤ 문서는 보통우편으로 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 내용이 중요하거나 권리 의무에 관계되는 문서는 등기 또는 배달증명우편으로 발송할 수 있다.

⑥ 인편으로 발송할 때에는 별지 제6호 서식의 문서우편부에 의하여 송달을 명확히 하여야 한다.

⑦ 문서접수대장과 발송대장을 한권으로 병용할 때에는 발송사항은 주서로 기재한다.

⑧ 수신처 기호는 별표2와 같다.

제 35 조【분 류】① 처리완결 된 문서는 업무기능별로 분류한다.

② 전항의 규정에 의한 분류기준을 따로 정한다.

제 36 조【보관철 설정의 원칙】① 보관철의 설정은 문서분류기준의 기능별, 보존 기간별로 설정하여야 한다.

② 보관철의 설정수가 많아 번잡할 때에는 문서발생량과 성질에 따라 상위기능으로 통합하여 보관철을 설정, 보존기간별로 구분한다.

제 37 조【보관철의 활용】① 1건 철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철(홀더)를  사용한다.

② 보관철의 문서 량은 200매를 기준함을 원칙으로 한다.

제 38 조【편철방법】처리가 끝난 문서는 완결일자 순으로 최근 문서가 위에 오도록 철하되, 수개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리･완결된 때에 발생･경과･완결 순으로 최근 문서가 위에 오도록 하여 1건 문서로 철하여야 한다.

제 39 조【조견표】조견표에는 기능명칭부, 제목, 보존기간 및 보존기간 만료일을 기재하여야 한다.

제 40 조【색인목록】색인목록에는 1건 문서 중 최종의 대표적 완결문 서명을 기재한  다. 다만, 대표적 문서건명으로 1건 철의 내용이 분명하지 아니할 때에는 부제목을 기재한다.

제 41 조【매수표시】보관철 내의 매수 기재는 하부한계선 공란에 기재한다.

제 42 조【첨부물 등의 보관】첨부물이 보관철에 합철하기 곤란할 때에는 표면에 기관기호, 분류, 기능일자 및 제목을 기재하고 따로 보관할 수 있다.

제 43 조【서류함】완결된 문서는 서류함에 보관한다.

제 44 조【미결문서의 보관】1건 철로 완결되지 아니한 미결문서는 업무 담당자별로 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때가지 지정된 서류함에 보관한다.

제 45 조【문서의 인계 및 이관】① 1건 철이 된 문서는 문서주관부서에 인계하여 정리 보관하여야 한다.

② 문서가 완결된 후에도 비밀을 요하는 문서이거나 또한 중요한 문서는 중요 문서부에 의하여 이를 문서주관부서에 이관한다.

③ 전항의 규정 외의 완결한 문서는 익년 3월 이내에 문서인계부에 의하여 이를 인계하여야 한다.

제 46 조【보존기간】① 문서의 보존기간은 다음 각 호에 의한다.

1. 특류(영구)

1. 법령, 정관, 규정, 예규, 규약, 규칙, 연혁문서, 설립관계 서류, 회원의 가입 및 탈퇴서류, 연차보고서, 상벌관계서류, 회의록, 기타 중요문서

2. 갑류(10년)

2. 임원 및 직원인사 관계서류, 회계결산서, 각종 조사통계서, 경리회계에 관한 장부 및 증빙서류, 업무연구서, 각종 계약서, 회계감사서류, 업무인계서, 소유물 처분관계서류, 기업 진단서 및 경영지도서, 대건의 관계서류

3. 을류(3년)

수지예산서, 운영계획서, 가결산 또는 미결산 관계서류, 각종 추천관계서류, 사업관계서류, 운영위원회회의록, 교육문서, 업무일지, 각종 행정기록장부 및 문서, 기타 업무관계 문서

4. 병류(1년)

4. 각종 정기보고서, 기타 잡종문서

② 문서의 보존기간 기산일은 당해문서(1건문서의 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 최근의 문서를 말한다)를 처리･완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.

③ 부서장은 매년 1회 당해부서에 보관하고 있는 문서의 보존기간 변경 필요성 여부를 검토하여 그 보존기간의 연장 또는 단축의 필요가 있다고 인정되는 때에는 이사회의 의결을 거쳐 그 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

제 47 조【보존문서의 폐기】① 문서의 보존연한이 경과하였을 때에는 매년 6월과 12월에 계속보존의 필요성 여부를 검토, 확인 후 회장의 결재를 받아 폐기하거나 재생활용하게 한다. 다만, 비밀문서는 반드시 소각 처리하다.

② 폐기문서는 문서보관대장에 폐기 년･월･일을 주서로 기입하고 건명차례는 이를 분리, 구별하여 총무과 또는 각 소속장부에 보존한다.

제 48 조【보존문서의 열람 및 복사】보존문서를 열람 및 복사하고자 할 때에는 소정의 신청서에 의하여 신청한다. 다만, 열람에 그치는 것은 보관주무자 입회하에 열람할 수 있다.

제 49 조【문서독촉】정기 및 수시 보고의 소정기일은 엄수하여야 하며, 기한 내 접수되지 않을 시는 별표서식의 독촉장을 발부하고 독촉장 발부대장에 기록 비치한다.

1. 보고기일 경과할 때 1차 독촉

2. 5일을 경과한 때 2차 독촉장을 발부

3. 년간 1차 독촉 6회 이상, 2차 독촉 3회, 2차 독촉을 받고도 보고하지 않을 경우 소속책임자는 징계위원회에 회부한다.

제 50 조【서 식】① 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤에 따라 가로로 쓴다.

② 일반문서의 용지규격은 A4용지(210㎜X297㎜)를 세워서 사용함을 원칙으로 하고 B5용지(182㎜X257㎜)와 B4용지(257㎜X364㎜)를 예외적으로 사용한다.

③ 용지의 공간은 상단부분 부터 2.5㎝, 하단부로 부터 2㎝, 우단부로 부터 2㎝, 좌단부로 부터 2㎝를 두고 각 선은 다음과 같이 부른다.

㉠ 상부 : 기본선        ㉡ 하부 : 하부한계선

㉢ 좌측 : 좌측기본선    ㉣ 우측 : 우측기본선

④ 문서가 두 장 이상 계속될 때에는 용지의 하부한계선 중앙 밑에서 1㎝ 선상에  전장수와 매장의 번호를(유첨서류는 별도기입)아라비아 숫자로 표시한다.

⑤ 도표를 제외한 문서에 기입하는 글의 색채는 푸른색 또는 검은색을 사용하며  붉은색은 수정 또는 주의환기 등 특수할 때에만 사용한다.

⑥ 문서의 일부분을 가하거나 삭제 또는 정정한 곳에 가제자 또는 정정자가 날인하거나 주서로 서명하여야 한다.

부      칙

이 규정은 2010년 1월 24일부터 시행한다.

(별지 제3호)

기능별	분야별	목 록	보존연한
총무	총무 (법인)	법인등록에 관한 문서 (연혁문서 등) 임원임면에 관한 문서 이사회에 관한 문서 회의록 회의에 관한 문서 임용에 관한 문서 승진 승급에 관한 문서 포상에 관한 문서 징계에 관한 문서 인사, 신분에 관한 문서 휴가에 관한 문서 문서수발통제에 관한 문서 서무일반에 관한 문서 공보에 관한 문서 행사에 관한 문서 사업계획에 관한 문서 운영계획에 관한 문서 심사분석에 관한 문서 직제에 관한 문서 정관, 규정 규칙에 관한 문서 송무에 관한 문서 감사에 관한 문서	영구 영구 10 영구 3 10 10 영구 영구 10 1 1 1 1 1 10 3 10 영구 영구 10 10
	경리 (재무)	예산편성에 관한 문서 예산배정에 관한 문서 예산집행에 관한 문서 (회계결산서) 재산처분에 관한 문서 물품구매에 관한 문서 경리관계 일반서류철 회계지도에 관한 서류	3 3 10 10 3 3 3

(별지 제4호)

기능별	분야별	목 록	보존연한
사업	사업 홍보	교육계획에 관한 문서 교육감독에 관한 문서 기능교재에 관한 문서 학과교재에 관한 문서 시청각교재에 관한 문서 유관기관에 관한 문서 교육통계에 의한 문서 홍보기획에 관한 문서 전시회에 관한 문서 기능경진에 관한 문서 조사·지도에 관한 문서 섭외에 관한 문서 취재에 관한 문서 광고에 관한 문서 광고물연구에 관한 문서 공동사업에 관한 문서 출판통계에 관한 문서 자료에 관한 문서 국내외의 광고동향 연구기획에 관한 문서 상설전시장에 관한 문서 일반법령에 관한 문서 제 면허제도에 관한 문서 국제협력에 관한 문서 관계기관 협조에 관한 문서 위원회 운영에 관한 문서 광고관계 각종 써클편성에 관한 문서 광고산업진흥에 관한 문서 부설 옥외광고연수원에 관한 문서	3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 1 1 3 3

제1호 서식

비품부책	보존연한
1. 기본대장 (회원명단 등) 2. 출근부 (근무상황카드철) 3. 근무상황부 (업무일지) 4. 사령원부 (임원・위촉 등) 5. 직원명부 6. 포상대장 7. 징계대장 8. 신분증발급대장 (회원증포함) 9. 공인대장 10. 공인날인대장 11. 문서접수부 12. 문서발송부 13. 문서우송부 14. 우표수불부 15. 보존문서기록대장 16. 현금출납부 17. 수입부 18. 지출원인행위부 19. 분담금영수증용지수불부 (특별회비・찬조금 등 포함) 20. 비품대장 21. 비품수불부 22. 소모품수불부 23. 재산대장 24. 유류수불부 25. 차량운행일지	영구 1년 1년 영구 영구 영구 영구 3년 영구 3년 1년 1년 1년 1년 영구 영구 영구 영구 영구 영구 3년 1년 영구 1년 1년

문서기능별 분류번호

1차 분류번호		2차 분류번호		비고
기능부호	분류번호	내용별	분류번호
인사 (총무)	100	임용・임・면	101
		승진・강임・승급	102
		상훈	103
		징계	104
		기타	105
사무 (총무)	110	법무・병무
		서무일반・감사・자연보호	111
		근태	112
		기타	113
관재 (총무)	120	재산시설관리	121
		구매, 재계약	123
		기타	124
경리 (총무)	130	경리일반	131
		특별회계	132
		예산결산	133
		기타	134
홍보	140	홍보활동	141
		홍보행사	142
		홍보선전물	143
		기타	144
발간	150	발간업무일반	151
		취재・광고활동	152
		제작・배포	153
		기타	154
교육	200	교육전반	201	강습, 실무교육
		강사	202
		교재 및 교보재	203
		불정기 간행물	204
		기타	205

제4호 서식

문서발송인 직경 4cm

(적  색)

발  송

제5호 서식

문서발송대장

① 연번	② 발송일자	③ 수신	④ 분류기호 문서번호	⑤ 제목	첨부물		발송방법		원본
					⑥ 명칭	⑦ 수량	⑧ 우편	⑨ 인편	⑩ 주무자	⑪ 수령인

제6호 서식

문서우편부

연번	발신	수신	문서번호	제목	수령일시	수령인

제7호 서식

문서접수인 직경 4cm

(청  색)

접  수

제8호 서식

문서발송대장

① 연번	② 접수 일자	③ 발 신	④ 시행 일자	⑤ 분류기호 문서번호	⑥ 제목	첨부물		⑨ 처리 담당	배부
						⑦ 명칭	⑧ 수량		⑩ 인계인	⑪ 수령인

제10호 서식

협 조 문 옹신기일 : . . .
분류기호 및 문서번호 :	제목 :
수신 :	발신일자 : . . .
(협조제의) 발신명의
(제1의견)
(제2의견)

제11호 서식

문서보관 책임자
정
부

제13호 서식

년월일	문서번호	문서일자	수령자	건명	첨부물		인계자인	수령자인	비고
					종류	수량

문서인계부

제14호 서식

번호	완결 년월일	건명	매수	편목구분	보존종별	비고

보존문서기록부